Location de l’Église

Politique de mise à disposition de l’église Saint-Nicolas à La Hulpe
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La présente note a pour but de définir la politique de mise à disposition de l’église Saint-Nicolas à La Hulpe à des manifestations non cultuelles.
Cette politique a été approuvée, dans sa nouvelle version, par le Conseil de Fabrique de la paroisse en sa séance du 17 janvier 2023.

1. Il est rappelé que l’église Saint-Nicolas est et doit rester un lieu de culte ; les messes, baptêmes, mariages, funérailles, etc. y sont célébrés. La raison d’être de l’église est de permettre la célébration du culte et non d’être utilisée à d’autres fins.
2. Périodiquement, le Conseil de Fabrique est toutefois sollicité pour l’utilisation de l’église à des fins non cultuelles ; des demandes sont ainsi introduites pour des manifestations telles que concerts, spectacles théâtraux, expositions, conférences, etc. L’utilisation de l’église à ces types d’activités est soumise aux autorisations et conditions suivantes.
3. Autorisations
   • Conformément aux directives diocésaines, l’autorisation du Vicaire Général de l’Archevêché doit être obtenue ;
   • Le dossier ne sera pas soumis à l’Archevêché si :
     • le programme de la manifestation non cultuelle répond aux exigences de respect pour le culte et soit compatible aux dimensions de la foi chrétienne;
     • la manifestation non cultuelle a pour but soit de soutenir une activité paroissiale ou communale, soit une œuvre caritative qui n’est pas incompatible aux dimensions de la foi et des valeurs chrétiennes. Une manifestation n’ayant d’autre objectif qu’une simple performance/exécution ne sera pas acceptée.
   • L’autorisation préalable du Curé et du Président de la Fabrique d’église est nécessaire avant toute mise à disposition de l’église.
4. Conditions
   • La manifestation non cultuelle ne peut jamais déranger les services liturgiques ; ceci inclut la préparation et le rangement du matériel nécessaire ;
   • En conséquence, une manifestation ne peut être organisée le samedi et le dimanche, jours où se célèbrent la plupart des services liturgiques ;
   • Les organisateurs sont responsables de tous dommages survenant aux personnes ou aux biens se trouvant dans l’église durant l’occupation. Ils contracteront obligatoirement, à cet effet, une assurance responsabilité civile dont ils soumettront la police à la Fabrique d’église avant la manifestation et l’utilisation des lieux ;
   • Les organisateurs et les exécutants fixeront une date avec un représentant de la Fabrique pour visiter les lieux. L’objectif de cette visite est de prendre connaissance des possibilités (limitées) pour l’accueil des exécutants et des instruments de musique (piano et/ou autres…) et d’éviter ainsi tout malentendu
   • Les organisateurs et les exécutants n’utiliseront aucun équipement technique ou de sonorisation de l’église sauf autorisation préalable et exceptionnelle de la Fabrique ;
   • Les répétitions dans l’église, à un autre moment que le jour de la manifestation, ne sont pas couvertes par la convention et ne seront donc pas permises sauf accord préalable de la Fabrique d’église. Dans ce cas une participation aux frais de 200 € sera demandée ;
   • Les organisateurs, exécutants, et auditeurs assurent une présence respectueuse des lieux (les chapelles ne sont pas des vestiaires ; l’autel, l’ambon, le siège du célébrant sont respectés) ; Il est expressément précisé que les organisateurs, exécutants, et auditeurs n’auront en aucun cas accès à la sacristie ;
   • Le jour de la manifestation les lieux ne seront disponibles qu’à partir de 14h. Aucune manifestation ne pourra dépasser l’heure de minuit (24h), y compris la remise en place ;
   • La remise en place des meubles et des chaises après la manifestation incombe aux organisateurs. Toute négligence en cette matière ou toute dégradation sera portée en compte. L’église est présumée, sauf preuve contraire, donnée en bon état de propreté. La participation aux frais comprend le nettoyage normal de l’église mais un supplément éventuel sera porté en compte si un nettoyage intensif est nécessaire ;
   • La participation aux frais est fixée à € 600 par soirée, plus € 200 comme caution pour le respect des conditions ci-dessus ; Ce montant peut être versé au compte BE90 0910 0109 6432 de la Fabrique d’église, 2 rue des Combattants à 1310 La Hulpe ; La date de la manifestation non cultuelle ne sera réservée qu’après paiement de la participation aux frais, de la caution et de la preuve de prise d’une assurance R.C. comme indiqué au point 5.c ci-dessus.
   • Le nombre maximum de personnes présentes dans l’église le jour de la manifestation est fixé à 550, exécutants et organisateurs compris.
   • Il sera demandé à l’organisateur du concert de compléter le formulaire ‘’Modèle 1’’. Ce document complété et signé est demandé par la commune de La Hulpe pour autorisation d’une manifestation publique. Il est joint à la présente et est également disponible sur le site de la commune. Une copie signée devra être transmise à la Fabrique.
5. Convention
   • Une convention sera conclue préalablement à toute manifestation entre l’organisateur et la Fabrique ;
   • Une copie de cette convention peut être obtenue sur simple demande auprès de Anne Philippot : location.eglise@saintnicolaslahulpe.org
6. Il est donné mandat au Curé de la Paroisse Saint-Nicolas et au Président de la Fabrique d’église d’appliquer cette politique.